Rapat

Rapat merupakan bentuk kegiatan organisasi yang banyak dapat menyelesaikan

masalah-masalah organisasi. Kesalahpahaman, per bedaan pendapat, penyamaan ide

dapat diselesaikan melalui rapat. Rapat adalah pertemuan untuk merundingkan sesuatu.

A. Tujuan Rapat

Tujuan rapat adalah :

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

2. Untuk menyampaikan informasi

3. Sebagai sarana koordinasi

4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang

dikemukakan

B. Jenis Rapat

Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat

penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui

surat

undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat.

Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat

mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan

pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa

semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

2. Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta

diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang

mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat

atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris

hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat :

a) Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu

Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat pe-

Muktamar serta rapat.

Konferensi

b) Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi

Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja

Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah

lanjutan

c) Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat

DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh

: perbedaan pendapat tentang kasus

Ambon

POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan

secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3

Denpasar.

DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh

sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek.

Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi

kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.

SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.

- Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,

- Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi

Indonesia

tahun 2003.

TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh:

temu karya pengembangan ternak sapi.

SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi

ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk

Menyongsong Otonomi Daerah”.

LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki

keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk

menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK

SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh

Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.

TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan

pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.

PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/me ningkatkan

pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.

PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan

pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.

C. Perencanaan Rapat

Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat

penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat

perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :

1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya

rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk

rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference

Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris

harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan

pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah

diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang

Para

Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan

“general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.

Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :

• Jumlah partisipan

Hubungan masing-masing partisipan

Level keintiman

Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)

Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

a. membuat

Surat

Undangan rapat

.

Persiapan

surat

Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari

sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam

surat

undangan memuat hari, tanggal, jam,

waktu dan acara rapat.

b. menyusun acara /agenda rapat.

Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok-pokoknya

saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.

c. menyusun daftar Hadir

Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa

juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta

rapat dan sebagai dokumentasi.

d. Mempersiapkan bahan rapat

Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :

• Hasil rapat yang lalu

• Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas

• Peraturan-peraturan yang diperlukan

• Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat

• Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya

e. Persiapan peralatan rapat

Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakan untuk keperluan

rapat seperti :

• Papan dan alat tulis

• Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya

• OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft PowerPoint.
• Sound system, tape recorder
• Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
• Block note, ballpoint
• Tustel handycam untuk mengabadikan rapat

f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)

Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam

rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi

peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.

Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :

• Judul dan jenis rapat

• Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan

• Pemimpin rapat

• Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir tersendiri)

• Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)

• Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)

• Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan

• Pembuat notula (sekretaris)

• Pengesahan notula oleh ketua rapat

g. Pengiriman hasil rapat

Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil

rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir.

h. Tindak Lanjut rapat

Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan

Surat

keputusan apabila dari

hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk

mengadakan pertemuan berikutnya.