Definition Of Miss

Theres a lot definition of Miss... Here some the definition

• fail to perceive or to catch with the senses or the mind; "I missed that remark"; "She missed his point"; "We lost part of what he said"

• feel or suffer from the lack of; "He misses his mother"

• fail to attend an event or activity; "I missed the concert"; "He missed school for a week" 

• neglect: leave undone or leave out; "How could I miss that typo?"; "The workers on the conveyor belt miss one out of ten" 
  

• fail to reach or get to; "She missed her train" 
  

• be without; "This soup lacks salt"; "There is something missing in my jewelry box!" 
  

• girl: a young woman; "a young lady of 18" 
  

• be absent; "The child had been missing for a week" 
  

• a failure to hit (or meet or find etc) 
  

• fail to experience; "Fortunately, I missed the hurricane" 
  

• a form of address for an unmarried woman 

Now, I want to talk about definition point 2. Which happened to almost everybody in this enitre universe ( including me , lol ). This feelings wont chose from which tribe u were, what skin u have, what sin u ve done, what job u have, how pretty u are... It just came suddenly and wont give us any excuse whether we would accpeted it or not.

Even the person we missed were in the other side of this world but this fellings wont colide with any other fellings we have. One thing for sure to overcome this "sickness" just meet the person we miss. Or atleast catching up through any other media such as voice or maybe emails.

I would like to say that this feeling is one condition of  Love. Love has various factors, untill now we couldnt describe what Love is. ( for me especially I cant literaly describe the meaning of love from any other side or even with any other language even my own mother lang.

So I just love to say that one condition show that u when u re falling in love is when u miss someone and want to be with him more than any other you ever want in this world.

Deal with Something Beyond Us

A day wont called day without morning,noon,evening even night.
A time wont be completed without consist hours,days even years.

Days maybe wont equally relevant when we compairing with years so does an island wont be the same large when comes 2 compaire by the continent

Here in our universe we known time,ages,even century but at the other it wont be the same.

Sometimes,something beyond us is the most interesting thing in our dreams. We could enjoy it,hate it eve love it as long we could still imagine it.

For centuries,theres so many definition about love. And one thing for sure love beyond time or distance is a honour for they who could deal with it.

When a boundries wont fit to someone ideal life,it will create a madness and even a despair. But when we could focus our vision beyond those bound it will make us one of the greatest people who ever walk and finished the journey of uncertainty.

Having Lunch With Angels

Be grateful about anything in your life....

Such a nice words to be thought of and a bit naive too.
As a human we always looking forward for anything had happened in our life, either bad or good. Both condition gave something for us to be learnt to, even if it comes in a nice way or harsh one...

In order to look for something to help increase our life, we need to have a role model so we could created a path to reach to our top. But the biggest mistake we always took that we always had a Great Person as our model.

Too high our measurement then too high our effort to get in to it. It is good, but in a way we arrive to a place where we couldnt see clearly people who existent in a step below us.
When we're standing at the top precisely we will look around the world with our arogant view. So the whole world will seem like a stage of competition. Even the cruel side of us will singing and dancing through the cloud of egoistic.

One day, I was having a lunch with 2 angels who had taught me a different view about life.
In a very simple way, they gave me a very huge lesson about life.
The 1st angel said that, when u climbed to the top of ur dream, u must see what happened to peoples who struggling before u.

Yeah, it is quite simple. But how we reacted to prevent the arrogance came to us?
we dont have to go to otherside of this world, all we have to do just go look to the mirror and see how pathetic or how dazzling person in front of us...

Pengertian Sekretaris

Pengertian Sekretaris

Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius.

Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.

Sementara pengertian menurut beberapa ahli, Sekretaris adalah :

1. M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris : “Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief “ (Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)

2. H.W. Fowler dan F.G. Flower secretary :

a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and other confindential matters.

b. official appointed by society or company or corporation and deal in the first intance with business.

c. Minister in Charge of Government Office Secretary of State United of America and Vatican. (a. orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan ntuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya c. menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)

3. Louis C. Nanasay and William Selden secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records, letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive. (Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.

A. Jenis Sekretaris Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.
2. Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :

1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.
2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

B. Tugas Tugas Sekretaris Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :

1. Tugas–tugas rutin,

yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.

2. Tugas-tugas khusus,

yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata, mengurus perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.

3. Tugas-tugas istimewa,

yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain;

• Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
• Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya
• Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya
• Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
• Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
• Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua bisnis
• Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4. Tugas Resepsionis yaitu,

tugas sebagai penerima tamu , antara lain :

• Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
• Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
• Mencatat janji-janji untuk pimpinan
• Menyusun kerja sehari-hari pimpinan

5. Tugas Keuangan yaitu,

tugas mengelola keuangan, antara lain :

• Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank
• Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
• Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.

6. Tugas Sosial yaitu,

tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :

• Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
• Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan
• Menyumbang untuk amal, bakti sosial

7. Tugas Insidental yaitu,

tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :

• Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
• Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan
• Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan
• Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
• Membantu penerbitan intern organisasi

8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting,

yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis.

C. Rincian Tugas Sekretaris Pada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah :

1. menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu :

• memproses surat masuk dan keluar
• mengonsep surat
• mengetik surat
• mengklasifikasi surat
• menggandakan warkat
• mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
• mengetik sheet untuk stensil, memfotocopy dan merekam
• mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, arsip atau dokumen

2. menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu diperlukan.

3. menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya :

• menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi
• mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan
• menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan buletin

4. menyelenggarakan hubungan melalui telepon

5. mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan

6. mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat

7. mengatur jadwal/kegiatan pimpinan

8. mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya

9. mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi

10. menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya

11. menyusun dan menyampaikan ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan berduka cita atau bentuk-bentuk lainnya kepada pejabat atau relasinya

12. menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataran bagi para karyawan bila dipandang perlu demi kelancaran tugas.

13. mengatur kas kecil, dan mengatur keluar-masuk rekening bank

14. membuat laporan, menyusun data dan statistik

15. menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan

16. mengikuti seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang kaitannya dengan perkembangan karier dan organisasi

17. mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama dan alamat relasi/rekanan, serta keluarga pimpinan.

18. mempergunakan berbagai mesin kantor seperti facsimile, komputer, scanner, mesin foto copy dsb.

19. menyampaikan informasi kepada orang lain melalui presentasi

20. Berlaku sebagi Office Manager untuk pimpinan

D. Persyaratan Menjadi Sekretaris Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :

1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan :

• Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan Sekretaris
• Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.

2. Syarat Ketrampilan

• Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
• Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
• Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik surat
• Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Acces.
• Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email dsb.

3. Syarat Kepribadian Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik.

Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu : bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang. Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya. Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan. Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy),pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative)

E. Penampilan Sekretaris Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini : 1. Kondisi Fisik. Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara lain :

• Makan makanan yang cukup gizinya
• Olah raga yang cukup
• Istirahat yang cukup Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.

2. Perawatan Badan. Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a. Perawatan rambut Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong, seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.

b. Perawatan Wajah/Muka Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah usahakan sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan dibersihkan dengan menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi wajah dengan night cream untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainnya dengan cara melakukan peeling dan masker atau luluran.

c. Perawatan tangan dan kaki Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Ber sihkan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon. Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik. Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.

3. Pakaian (Busana). Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:

a. Waktu Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.

b. Keadaan Jasmani Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.

c. Iklim Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan cuaca.

d. Bahan, warna, motif pakaian Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon. Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :

1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)

2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga).

Kas Kecil

A. Dana Kas Kecil

Agar dapat diawasi dengan baik, semua penerimaan uang dalam sebuah perusahaan langsung disetorkan ke bank dan semua pengeluaran uang dilakukan dengan check.

Dalam praktik tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan check. Pengeluaran dalam jumlah kecil seperti ongkos taksi, membeli gula, kopi atau nasi bungkus, biasanya tidak dapat dilakukan dengan check karena tidak praktis. Untuk mengatasi hal demikian maka perusahaan menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut dana kas kecil yang dipegang oleh seseorang yang ditunjuk sebagai kasir. Jenis dan jumah pengeluaran uang tertentu yang telah ditetapkan dapat dilakukan melalui dan kas kecil.

Jika dana kas kecil telah menyusut jumlah minimum tertentu, kasir/sekretaris pemegang kas mengajukan permintaan penggantian. Walaupun belum sampai pada batas minimum, tiap akhir bulan kasir/sekretaris pemegang kas kecil harus membuat pertanggungjawaban pengeluaran uang dari dana kas kecil yang dikelolanya.

Perlu diingat bahwa penerimaan uang dari manapun sumbernya tidak boleh diterimakan melalui kas kecil, sumber satu-satunya kas kecil adalah dari bank.

B. Pengertian Kas dan Kas Kecil

adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nominalnya.

Yang termasuk kas :

• Uang kertas dan logam
• Check dan bilyet giro
• Simpanan di bank dalam bentuk giro
• Traveler’s cheque : check yang dikeluarkan untuk perjalanan
• Money Order : surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan keperluan pengguna
• Cashier’s order : check yang dibuat oleh bank, untuk suatu saat dicairkan di bank itu juga
• Bank draft : check atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening di bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah, melalui penyetoran lebih dulu di bank pembuat.

Yang tidak termasuk kas :

• Past dated check (cek mundur)
• Certificate of deposito (deposito berjangka)
• Notes (wesel/promes)
• Marketable securities (surat-surat berharga)
• Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dalam bentuk dana, misalnya untuk pembayaran deviden, pelunasan pinjaman obligasi.

Dari uraian di atas, maka kas mempunyai kriteria sebagai berikut :

• Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang syah
• Dapat dipergunakan setiap saat diperlukan
• Penggunaannya bersifat bebas
• Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya

Kas Kecil ( Petty cash ) adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran ataspengeluran-pengeluaran kecil/rutin perusahaan/instansi dan meliputi jumlah yang relatif kecil. Kas Kecil ( Petty cash ) adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas

Kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai hal-hal yang sifatnya rutin dan relatif kecil,

misalnya dibawah Rp 5.000.000,- sedangkan kas besar biasanya digunakan untuk melakukan

semua penerimaan kas dan pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar, misalnya hutang dagang,

biaya gaji, pembelian barang/alat berat dan lain-lain.

C. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Kas Kecil

Salah satu tugas sekretaris adalah mengelola kas kecil. Kas kecil bagi sekretaris digunakan

untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil seperti dana konsumsi,

parkir, prangko, pembersih lantai, pembersih kaca, transpor mengantar

surat

, atau uang makan

sopir dalam perjalanan. Untuk mengelola Kas kecil maka yang perlu dilakukan oleh sekretaris

adalah :

1. Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat

catatan keuangan atas segala pengeluaran kas kecil sebagai bahan pertanggungjawaban

keuangan untuk dibukukan oleh bagian keuangan perusahaan.

2. Uang sebaiknya disimpan dengan aman. Ditaruh di peti uang, setiap tutup kantor peti uang

disimpan di lemari besi atau di laci meja dengan dikunci secara aman.

3. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat

dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Bagi sekretaris yang penting hanya

bukti-bukti pengeluaran, setelah akhir bulan semuanya terkumpul, dibuatkan laporan petty cash dan barulah bagian keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan.

Setiap hari bukti pengeluaran dicatat dan diberi nomor urut, jangan menunda pekerjaan

pencatatan agar terhindar dari kekeliruan perhitungan. Bukti-bukti pengeluaran seperti

kwitansi, atau bon kontan dihimpun dan disimpan sebaik-baiknya.

Contoh bukti pengeluaran kas kecil :

Bukti Kas Kecil

No. : 001

Dibayarkan kepada : Toko Tjandra 2

September 2002

Keterangan : Jumlah :

Pembelian alat-alat tulis

Rp 250.000,00

(kwitansi terlampir)

Total Rp 250.000,00

Disetujui oleh : Sabrina Diterima oleh : Olivia

4. Melakukan pencatatan pengeluran kas kecil pada buku kas kecil. Bisa berdasarkan :

• Sistem Dana Tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang menentukan besarnya rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum digunakan di perusahaan. Dalam sistem ini jumlah uang yang dikelola oleh pemegang kas kecil tetap dari waktu ke waktu.
• Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation fund system) yaitu sistem yang tidak menetapkan besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi) sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil. Adapun bentuk buku kas kecil dapat disusun bentuk T (dibagian kiri debet/pemasukan dan dibagian kanan kredit/pengeluaran).

5. Mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang yang

dibebankan ke perkiraan yang sama. Misalnya, pengeluran uang transport dibebankan keperkiraan.

Rapat

Rapat merupakan bentuk kegiatan organisasi yang banyak dapat menyelesaikan

masalah-masalah organisasi. Kesalahpahaman, per bedaan pendapat, penyamaan ide

dapat diselesaikan melalui rapat. Rapat adalah pertemuan untuk merundingkan sesuatu.

A. Tujuan Rapat

Tujuan rapat adalah :

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

2. Untuk menyampaikan informasi

3. Sebagai sarana koordinasi

4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang

dikemukakan

B. Jenis Rapat

Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat

penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui

surat

undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat.

Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat

mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan

pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa

semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

2. Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta

diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang

mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat

atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris

hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat :

a) Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu

Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat pe-

Muktamar serta rapat.

Konferensi

b) Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi

Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja

Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah

lanjutan

c) Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat

DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh

: perbedaan pendapat tentang kasus

Ambon

POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan

secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3

Denpasar.

DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh

sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek.

Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi

kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.

SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.

- Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,

- Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi

Indonesia

tahun 2003.

TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh:

temu karya pengembangan ternak sapi.

SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi

ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk

Menyongsong Otonomi Daerah”.

LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki

keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk

menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK

SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh

Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.

TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan

pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.

PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/me ningkatkan

pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.

PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan

pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.

C. Perencanaan Rapat

Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat

penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat

perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :

1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya

rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk

rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference

Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris

harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan

pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah

diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang

Para

Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan

“general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.

Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :

• Jumlah partisipan

Hubungan masing-masing partisipan

Level keintiman

Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)

Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

a. membuat

Surat

Undangan rapat

.

Persiapan

surat

Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari

sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam

surat

undangan memuat hari, tanggal, jam,

waktu dan acara rapat.

b. menyusun acara /agenda rapat.

Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok-pokoknya

saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.

c. menyusun daftar Hadir

Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa

juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta

rapat dan sebagai dokumentasi.

d. Mempersiapkan bahan rapat

Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :

• Hasil rapat yang lalu

• Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas

• Peraturan-peraturan yang diperlukan

• Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat

• Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya

e. Persiapan peralatan rapat

Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakan untuk keperluan

rapat seperti :

• Papan dan alat tulis

• Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya

• OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft PowerPoint.
• Sound system, tape recorder
• Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
• Block note, ballpoint
• Tustel handycam untuk mengabadikan rapat

f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)

Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam

rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi

peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.

Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :

• Judul dan jenis rapat

• Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan

• Pemimpin rapat

• Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir tersendiri)

• Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)

• Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)

• Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan

• Pembuat notula (sekretaris)

• Pengesahan notula oleh ketua rapat

g. Pengiriman hasil rapat

Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil

rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir.

h. Tindak Lanjut rapat

Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan

Surat

keputusan apabila dari

hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk

mengadakan pertemuan berikutnya.

Perjalanan Dinas

A Pendahuluan

Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan

perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis

transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro

dengan mudah.

Apabila di perusahaannya tidak ada bagian khusus yang menangani perjalanan dinas/bisnis pimpinan, maka

sekretaris yang mengatur tugas perjalanan dinas. Yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan

perusahaan yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas

utama (VIP), kelas ekonomi, atau menentukan sendiri ?. Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan

pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi secara lengkap, seperti :

1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan?

2. kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai

persinggahan?

3. Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau

mobil)?

4. Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?

5. Apakah dia punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki?

Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro.

Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan

pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.

B. Daftar Perjalanan (Itinerary)

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan selama perjalanan.

Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup : hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan,

stasiun, nomor peasawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.

Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan

diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas.

Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk

wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada

perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang

tembusan.

C. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan

Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :

1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan

Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah

Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya

2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi

3. Tiket perjalanan

4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi

5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi

6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai

7.Surat keterangan sehat dari dokter

8. Daftar perjalanan

10. Paspor

Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara ya dan untuk

bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan negara

yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum.

Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang

hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakiman

yang berupa exit permit, yaitu

surat

ijin meninggalkan negara. Lengkapnya untuk memperoleh pasport

syaratnya :

• Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah

• Surat fiskal

•Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang menugaskan dia, atau atas

izin istri/istri, atas izin dari anak-anak/orang tua.

Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri, besarnya tergantung keperluan.

Untuk mengurus paspor dikenakan biaya

• Biaya blangko dan buku paspor

• Biaya exit permit

• Biaya health certificate

Bagi warga negara Indonesia

yang berketurunan asing yang memerlukan paspor ketentuannya :

• Memiliki kartu penduduk asli

• Surat warga negara asli

• Surat ganti nama kalau ada

• Akte kelahiran asli

• Pas photo 4x6, sebanyak 5 buah

• Surat fiskal.

Paspor dibedakan dua macam :

a. paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan untuk kepentingan pemerintah

b. Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri, terdiri : paspor dinas (untuk warga negara

yang tugas ke luar negari atas nama pemerintah), paspor diplomatik (untuk anggota corp diplomatik).

11. Visa

Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara

tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan.

Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran

paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah

negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi

warga negara

Indonesia

yang masuk ke negara-negara ASEAN.

Macam-macam visa :

a. Visa untuk wisatawan (visitor authorization)

b. Visa untuk para pelajar (student authorization)

c. Visa untuk pegawai (employment authorization)

12. Health Certificate

Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga

negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit

menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harus

dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai

jangka waktu tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6

bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki negara

manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional

(International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.

13. Fiscal

Fiskal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri,

dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan.

Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian

perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan.

D. Alat Pembayaran (Travel Funds)

Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tuani selama dalam perjalanan. Pada perjalanan

dinas ke luar negeri, sekretaris harus mengetahui mata uang negara yang dituju. Untuk menjaga keamanan

pimpinan dalam hal penyimpanan uang tuani dapat digunakan alat pembayaran (travel funds)

1. Traveler’s Check. Alat pembayaran yang dikeluarkan bank dalam jumlah nominal tertentu, yaitu $10.00,

$20.00, $50.00 dan $100.00. Setiap travelers cheks yang dikeluarkan oleh bank harus ditanda tangani oleh

pembeli.

2. Letter of Credit (L/C). Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang

jumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya, dan

dengan tandatangannya ia dapat menukar di bank yang ditunjuk. Setiap pengambilan di bank, bank akan

menunjukkan neraca dalam L/C.

3. Credit Card. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan, perusahaan penerbangan yang

memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang atau jasa dalam batas nilai tertentu, menurut

persyaratan yang ditetapkan.

4. Uang Tunai. Alat pembayaran ini digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tunai selama dalam

perjalanan.

E. Mengurus pengangkutan

1. Perjalanan dengan mobil

a. Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan

b. Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan dilewati

c. Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel

d. Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji

pertemuan, rapat yang harus diikuti dan sebagainya, serta nomor telpon

dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya

e. Cek kembali apa

surat

yang diperlukan pimpinan sudah

siap

f. Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen

dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan

2. Perjalanan Dengan Kereta Api

a. Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu

keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan. Dapatkan

keterangan tentang kereta api berikutnya yang mungkin

dipakai seandainya ada halangan sehingga ketinggalan

kereta api yang semestinya digunakan.

b. Dapatkan karcis untuk perjalanan KA, berikut tanda

pemesanan tempat duduk dan tempat tidur.

c. Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan

d. Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel

e. Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji temu, rapat yang harus diikuti,serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi.

f. Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan.

3. Perjalanan Laut

a. Periksalah apakah koper pimpinan anda masih berlaku, dan apakah semua visa yang diperlukan sudah

diperoleh.

b. Periksalah apakah

surat

ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang dibawanya. Juga

periksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi.

c. Dapatkan tiket kapal

d. Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan

e. Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya, dan siapkan label untuk

perjalanan pulang

f. Dapatkan mata uang asing, tarvellers

g. Siapkan rencana perjalanan

4. Perjalanan Udara

a. Dapatkan tiket pesawat terbang. Pener bangan pada kelas ekonomi dan kelas utama. Biasanya

perusahaan telah menen tukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan

b. Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan, serta dengan cara apa dia

harus pergi ke

sana

. Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang, dan

tepatnya pukul berapa berangkat.

c. Dapatkan mata uang asing, tarvellers dan

surat

ijik bepergian

d. Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum

e. Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan

f. Siapkan rencana perjalanan.

F. Mempersiapkan Penginapan

1. Pemesanan kamar. Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui alat komunikasi seperti telepon atau

faksimili, dilakukan sehari sebelumnya atau memesan langsung apabila kamar yang diinginkan tersedia.

Untuk memudahkan informasi, baik untuk tamu maupun bagian pemesanan kamar, penulisan nama tamu

harus baik dan benar karena identitas tamu akan disusun pada rak informasi berdasarkan abjad yang

didahului dengan nama akhir (surname) setelah itu barulah nama depan (first name).

2. Check In. Check in dilakukan di bagian reservation, yakni jika pemesan telah mengetahui bahwa kamar

yang diinginkan tersedia. Pemesan dapat langsung, mengisi reservation card, kemudian pemesan akan

diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut, antara lain jenis kamar, tarif,

dan kelengkapan fasilitas yang tersedia.

3. Cara pembayaran. Pembayaran dilakukan pada saat check in, berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan

berapa lama waktu penginapan. Pembayaran ini hanya untuk biaya kamar, sedangkan untuk biaya

lainnya, seperti makan akan dibayar langsung pada saat itu juga (selesai makan).

Ada

pula hotel yang

memperhitungkan penginapan lengkap dengan makan dan fasilitas lainnya dimana pembayarannya

sekaligus pada saat akan check out.

4. Check Out. Check out pada umumnya dilakukan jam 12.00 hari terakhir dengan memberikan kunci

kamar dan pemeriksaan barang-barang yang di bawa. Pada pengurusan check out resepsionist akan

menghubungi semua bagian, seperti bar, restoran, untuk mengtahui fasilitas apa saja yang digunakan

dan belum di bayar.

G. Laporan Biaya Perjalanan

Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat

laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan

laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan

perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh

pengembalian dari bagian keuangan.

Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan

1. Menginventarisr/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitanasi, nota.

2. Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan,

transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

3. Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi dari

pihak perusahaan

4. Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi akan

dicatat lagi pada laporan entertainment.

5. Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.