Perjalanan Dinas

A Pendahuluan

Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan

perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis

transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro

dengan mudah.

Apabila di perusahaannya tidak ada bagian khusus yang menangani perjalanan dinas/bisnis pimpinan, maka

sekretaris yang mengatur tugas perjalanan dinas. Yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan

perusahaan yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas

utama (VIP), kelas ekonomi, atau menentukan sendiri ?. Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan

pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi secara lengkap, seperti :

1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan?

2. kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai

persinggahan?

3. Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau

mobil)?

4. Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?

5. Apakah dia punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki?

Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro.

Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan

pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.

B. Daftar Perjalanan (Itinerary)

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan selama perjalanan.

Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup : hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan,

stasiun, nomor peasawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.

Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan

diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas.

Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk

wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada

perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang

tembusan.

C. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan

Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :

1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan

Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah

Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya

2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi

3. Tiket perjalanan

4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi

5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi

6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai

7.Surat keterangan sehat dari dokter

8. Daftar perjalanan

10. Paspor

Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara ya dan untuk

bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan negara

yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum.

Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang

hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakiman

yang berupa exit permit, yaitu

surat

ijin meninggalkan negara. Lengkapnya untuk memperoleh pasport

syaratnya :

• Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah

• Surat fiskal

•Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang menugaskan dia, atau atas

izin istri/istri, atas izin dari anak-anak/orang tua.

Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri, besarnya tergantung keperluan.

Untuk mengurus paspor dikenakan biaya

• Biaya blangko dan buku paspor

• Biaya exit permit

• Biaya health certificate

Bagi warga negara Indonesia

yang berketurunan asing yang memerlukan paspor ketentuannya :

• Memiliki kartu penduduk asli

• Surat warga negara asli

• Surat ganti nama kalau ada

• Akte kelahiran asli

• Pas photo 4x6, sebanyak 5 buah

• Surat fiskal.

Paspor dibedakan dua macam :

a. paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan untuk kepentingan pemerintah

b. Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri, terdiri : paspor dinas (untuk warga negara

yang tugas ke luar negari atas nama pemerintah), paspor diplomatik (untuk anggota corp diplomatik).

11. Visa

Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara

tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan.

Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran

paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah

negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi

warga negara

Indonesia

yang masuk ke negara-negara ASEAN.

Macam-macam visa :

a. Visa untuk wisatawan (visitor authorization)

b. Visa untuk para pelajar (student authorization)

c. Visa untuk pegawai (employment authorization)

12. Health Certificate

Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga

negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit

menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harus

dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai

jangka waktu tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6

bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki negara

manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional

(International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.

13. Fiscal

Fiskal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri,

dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan.

Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian

perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan.

D. Alat Pembayaran (Travel Funds)

Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tuani selama dalam perjalanan. Pada perjalanan

dinas ke luar negeri, sekretaris harus mengetahui mata uang negara yang dituju. Untuk menjaga keamanan

pimpinan dalam hal penyimpanan uang tuani dapat digunakan alat pembayaran (travel funds)

1. Traveler’s Check. Alat pembayaran yang dikeluarkan bank dalam jumlah nominal tertentu, yaitu $10.00,

$20.00, $50.00 dan $100.00. Setiap travelers cheks yang dikeluarkan oleh bank harus ditanda tangani oleh

pembeli.

2. Letter of Credit (L/C). Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang

jumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya, dan

dengan tandatangannya ia dapat menukar di bank yang ditunjuk. Setiap pengambilan di bank, bank akan

menunjukkan neraca dalam L/C.

3. Credit Card. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan, perusahaan penerbangan yang

memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang atau jasa dalam batas nilai tertentu, menurut

persyaratan yang ditetapkan.

4. Uang Tunai. Alat pembayaran ini digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tunai selama dalam

perjalanan.

E. Mengurus pengangkutan

1. Perjalanan dengan mobil

a. Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan

b. Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan dilewati

c. Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel

d. Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji

pertemuan, rapat yang harus diikuti dan sebagainya, serta nomor telpon

dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya

e. Cek kembali apa

surat

yang diperlukan pimpinan sudah

siap

f. Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen

dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan

2. Perjalanan Dengan Kereta Api

a. Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu

keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan. Dapatkan

keterangan tentang kereta api berikutnya yang mungkin

dipakai seandainya ada halangan sehingga ketinggalan

kereta api yang semestinya digunakan.

b. Dapatkan karcis untuk perjalanan KA, berikut tanda

pemesanan tempat duduk dan tempat tidur.

c. Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan

d. Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel

e. Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji temu, rapat yang harus diikuti,serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi.

f. Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan.

3. Perjalanan Laut

a. Periksalah apakah koper pimpinan anda masih berlaku, dan apakah semua visa yang diperlukan sudah

diperoleh.

b. Periksalah apakah

surat

ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang dibawanya. Juga

periksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi.

c. Dapatkan tiket kapal

d. Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan

e. Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya, dan siapkan label untuk

perjalanan pulang

f. Dapatkan mata uang asing, tarvellers

g. Siapkan rencana perjalanan

4. Perjalanan Udara

a. Dapatkan tiket pesawat terbang. Pener bangan pada kelas ekonomi dan kelas utama. Biasanya

perusahaan telah menen tukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan

b. Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan, serta dengan cara apa dia

harus pergi ke

sana

. Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang, dan

tepatnya pukul berapa berangkat.

c. Dapatkan mata uang asing, tarvellers dan

surat

ijik bepergian

d. Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum

e. Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan

f. Siapkan rencana perjalanan.

F. Mempersiapkan Penginapan

1. Pemesanan kamar. Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui alat komunikasi seperti telepon atau

faksimili, dilakukan sehari sebelumnya atau memesan langsung apabila kamar yang diinginkan tersedia.

Untuk memudahkan informasi, baik untuk tamu maupun bagian pemesanan kamar, penulisan nama tamu

harus baik dan benar karena identitas tamu akan disusun pada rak informasi berdasarkan abjad yang

didahului dengan nama akhir (surname) setelah itu barulah nama depan (first name).

2. Check In. Check in dilakukan di bagian reservation, yakni jika pemesan telah mengetahui bahwa kamar

yang diinginkan tersedia. Pemesan dapat langsung, mengisi reservation card, kemudian pemesan akan

diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut, antara lain jenis kamar, tarif,

dan kelengkapan fasilitas yang tersedia.

3. Cara pembayaran. Pembayaran dilakukan pada saat check in, berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan

berapa lama waktu penginapan. Pembayaran ini hanya untuk biaya kamar, sedangkan untuk biaya

lainnya, seperti makan akan dibayar langsung pada saat itu juga (selesai makan).

Ada

pula hotel yang

memperhitungkan penginapan lengkap dengan makan dan fasilitas lainnya dimana pembayarannya

sekaligus pada saat akan check out.

4. Check Out. Check out pada umumnya dilakukan jam 12.00 hari terakhir dengan memberikan kunci

kamar dan pemeriksaan barang-barang yang di bawa. Pada pengurusan check out resepsionist akan

menghubungi semua bagian, seperti bar, restoran, untuk mengtahui fasilitas apa saja yang digunakan

dan belum di bayar.

G. Laporan Biaya Perjalanan

Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat

laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan

laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan

perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh

pengembalian dari bagian keuangan.

Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan

1. Menginventarisr/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitanasi, nota.

2. Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan,

transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

3. Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi dari

pihak perusahaan

4. Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi akan

dicatat lagi pada laporan entertainment.

5. Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.