Kas Kecil

A. Dana Kas Kecil

Agar dapat diawasi dengan baik, semua penerimaan uang dalam sebuah perusahaan langsung disetorkan ke bank dan semua pengeluaran uang dilakukan dengan check.

Dalam praktik tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan check. Pengeluaran dalam jumlah kecil seperti ongkos taksi, membeli gula, kopi atau nasi bungkus, biasanya tidak dapat dilakukan dengan check karena tidak praktis. Untuk mengatasi hal demikian maka perusahaan menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut dana kas kecil yang dipegang oleh seseorang yang ditunjuk sebagai kasir. Jenis dan jumah pengeluaran uang tertentu yang telah ditetapkan dapat dilakukan melalui dan kas kecil.

Jika dana kas kecil telah menyusut jumlah minimum tertentu, kasir/sekretaris pemegang kas mengajukan permintaan penggantian. Walaupun belum sampai pada batas minimum, tiap akhir bulan kasir/sekretaris pemegang kas kecil harus membuat pertanggungjawaban pengeluaran uang dari dana kas kecil yang dikelolanya.

Perlu diingat bahwa penerimaan uang dari manapun sumbernya tidak boleh diterimakan melalui kas kecil, sumber satu-satunya kas kecil adalah dari bank.

B. Pengertian Kas dan Kas Kecil

adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nominalnya.

Yang termasuk kas :

• Uang kertas dan logam
• Check dan bilyet giro
• Simpanan di bank dalam bentuk giro
• Traveler’s cheque : check yang dikeluarkan untuk perjalanan
• Money Order : surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan keperluan pengguna
• Cashier’s order : check yang dibuat oleh bank, untuk suatu saat dicairkan di bank itu juga
• Bank draft : check atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening di bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah, melalui penyetoran lebih dulu di bank pembuat.

Yang tidak termasuk kas :

• Past dated check (cek mundur)
• Certificate of deposito (deposito berjangka)
• Notes (wesel/promes)
• Marketable securities (surat-surat berharga)
• Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dalam bentuk dana, misalnya untuk pembayaran deviden, pelunasan pinjaman obligasi.

Dari uraian di atas, maka kas mempunyai kriteria sebagai berikut :

• Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang syah
• Dapat dipergunakan setiap saat diperlukan
• Penggunaannya bersifat bebas
• Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya

Kas Kecil ( Petty cash ) adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran ataspengeluran-pengeluaran kecil/rutin perusahaan/instansi dan meliputi jumlah yang relatif kecil. Kas Kecil ( Petty cash ) adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas

Kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai hal-hal yang sifatnya rutin dan relatif kecil,

misalnya dibawah Rp 5.000.000,- sedangkan kas besar biasanya digunakan untuk melakukan

semua penerimaan kas dan pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar, misalnya hutang dagang,

biaya gaji, pembelian barang/alat berat dan lain-lain.

C. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Kas Kecil

Salah satu tugas sekretaris adalah mengelola kas kecil. Kas kecil bagi sekretaris digunakan

untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil seperti dana konsumsi,

parkir, prangko, pembersih lantai, pembersih kaca, transpor mengantar

surat

, atau uang makan

sopir dalam perjalanan. Untuk mengelola Kas kecil maka yang perlu dilakukan oleh sekretaris

adalah :

1. Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat

catatan keuangan atas segala pengeluaran kas kecil sebagai bahan pertanggungjawaban

keuangan untuk dibukukan oleh bagian keuangan perusahaan.

2. Uang sebaiknya disimpan dengan aman. Ditaruh di peti uang, setiap tutup kantor peti uang

disimpan di lemari besi atau di laci meja dengan dikunci secara aman.

3. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat

dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Bagi sekretaris yang penting hanya

bukti-bukti pengeluaran, setelah akhir bulan semuanya terkumpul, dibuatkan laporan petty cash dan barulah bagian keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan.

Setiap hari bukti pengeluaran dicatat dan diberi nomor urut, jangan menunda pekerjaan

pencatatan agar terhindar dari kekeliruan perhitungan. Bukti-bukti pengeluaran seperti

kwitansi, atau bon kontan dihimpun dan disimpan sebaik-baiknya.

Contoh bukti pengeluaran kas kecil :

Bukti Kas Kecil

No. : 001

Dibayarkan kepada : Toko Tjandra 2

September 2002

Keterangan : Jumlah :

Pembelian alat-alat tulis

Rp 250.000,00

(kwitansi terlampir)

Total Rp 250.000,00

Disetujui oleh : Sabrina Diterima oleh : Olivia

4. Melakukan pencatatan pengeluran kas kecil pada buku kas kecil. Bisa berdasarkan :

• Sistem Dana Tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang menentukan besarnya rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum digunakan di perusahaan. Dalam sistem ini jumlah uang yang dikelola oleh pemegang kas kecil tetap dari waktu ke waktu.
• Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation fund system) yaitu sistem yang tidak menetapkan besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi) sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil. Adapun bentuk buku kas kecil dapat disusun bentuk T (dibagian kiri debet/pemasukan dan dibagian kanan kredit/pengeluaran).

5. Mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang yang

dibebankan ke perkiraan yang sama. Misalnya, pengeluran uang transport dibebankan keperkiraan.